Ordnung im Aktenschrank halten – So herrscht nie Chaos

 

Jeder kennt das Problem. Man sucht nach wichtigen Unterlagen oder nach einem Ordner und man kann das Gesuchte einfach nicht finden, da der Aktenschrank mal wieder unaufgeräumt ist. Bei der Suche kommt nun ebenfalls neues Chaos zustande, welches die Gesamtsituation verschlechtert. Gerade um solche störenden Suchen zu vermeiden ist es essentiell im Aktenschrank Ordnung zu halten.

 

Jeder Aktenschrank sieht anders aus und hat auch einen anderen Inhalt, daher ist es nicht immer einfach zu wissen, wie man denn den eigenen Aktenschrank ordentlich hält. Hier verhält es sich allerdings ähnlich wie mit der Ordnung im Kleiderschrank. Jeder kann eine individuelle und dennoch optimale Lösung finden, wenn man nur die richtigen Ansätze hat.

 

Ordnung im Aktenschrank halten mit Ordnern

 

Häufig werden im Aktenschrank auch einzelne Blätter und Dokumente gelagert, welche schnell unübersichtlich werden. Führt man dieses System einfach so weiter, so kommt es früher oder später zu einem undurchsichtigen Papierchaos, das mehrere Stunden in Anspruch nimmt, um es zu ordnen.

 

Hierfür gibt es durchaus ein simples System. Einige Ordner anzuschaffen ist an dieser Stelle die beste Lösung. Diese sollten beschriftet werden, um zu verhindern, dass aus dem Papierchaos ein Ordnerchaos wird. So bekommt nun jeder Ordner einen eigenen Sinn und Zweck und die Unordnung wird schnell der Vergangenheit angehören.

 

Auch in Ordnern sollte man versuchen ein System einzubauen. Hier hat man einige verschiedene Möglichkeiten. So können Dokumente beliebig entweder chronologisch oder nach Priorität geordnet werden. Durch ein solches System können künftig alle Dokumente problemlos gefunden werden, sobald man sie benötigt.

 

Wie unterteilt man einen Aktenschrank richtig?

 

Die Unterteilung des Aktenschrankes ist mindestens so wichtig wie das Nutzen von Ordnern und einem System beim Einordnen von Dokumenten. Bei dieser Unterteilung sollte man zunächst klären, was alles im Aktenschrank aufbewahrt werden soll. Sobald man das weiß, kann man anfangen alles in gewisse Kategorien zu unterteilen.

 

Eine Unterteilung in Kategorien hat den Vorteil, dass man nun weiß wie viele Teile des Aktenschranks man wofür nutzen sollte. Benötigt man zum Beispiel Platz für Dokumente in 5 Kategorien, so sollte man etwas ein Fünftel des Aktenschranks für jede Kategorie einplanen. Dabei sollte nun beachtet werden, dass alle Dokumente einer Kategorie immer beisammenbleiben und nicht getrennt werden.

 

Sind alle Akten und Dokumente auf diese Weise geordnet, so kann man die Aktenschrankteile farbig oder schriftlich markieren, um immer genau zu wissen wo man welche Unterlagen findet. Dabei spielt es keine Rolle ob es ein Aktenschrank aus Holz oder ein Aktenschrank aus Metall ist. Hierdurch bleibt die Ordnung meist bestehen und die ewige Suche nach einem Dokument ist nun eine Sache von wenigen Sekunden.

 

Praktische Ordnungshelfer können das Aufräumen erleichtern

 

Ordnungshelfer sind bekannt für die Ordnung in Geschirrschubladen und Kleiderschränken. Auch Ordnung halten im Aktenschrank kann hiermit problemlos vereinfacht werden. In Ordnungshelfern jeder Art können Büroutensilien untergebracht werden, damit diese nicht unnötig auf dem Schreibtisch liegen bleiben müssen.

 

Auch kleinere Unterlagen oder Notizzettel können hier verstaut werden. Gerade Notizzettel und To-Do-Listen müssen nicht immer in einem Ordner eingeheftet werden und hier kommt ein Ordnungshelfer ins Spiel. Ein Abteil oder mehrere können für Büroutensilien genutzt werden, die restlichen Abteile nutzt man nun für Notizen und To-Do-Listen.

 

Das hat den praktischen Vorteil, dass man immer automatisch die Notizen findet, wenn man nach Dingen wie Büroklammern oder Stiften sucht. Somit herrscht plötzlich nicht nur Ordnung im Aktenschrank und im Büro, sondern man vermeidet auch das Vergessen von Terminen und Aufgaben.

 

Aktenschrank maßanfertigen lassen

 

Auch Aktenschränke können maßgefertigt werden, um einen Aktenschrank zu kaufen, welcher genau an die eigenen Wünsche und Bedürfnisse angepasst ist. Selbstverständlich ist ein individuell angepasster Aktenschrank keine günstige Anschaffung. Wer aber viel Zeit im heimischen Büro verbringt, der wird früher oder später auf einen sehr guten Aktenschrank angewiesen sein.

 

Dementsprechend ist ein Schrank, der genau zu den jeweiligen Anforderungen passt, sehr von Vorteil. In solchen Schränken ist es deutlich leichter Ordnung beizubehalten. Sollte man sich einen normalen bereits fertigen Aktenschrank kaufen, so kann man auch hier Ordnung halten, allerdings muss man sich ein Ordnungssystem ausdenken, welches an den Schrank angepasst ist.

Einer der bliebtesten Aktenschränke ist der Jan Nowak by Domator24 4er Set Aktenschrank Metallschrank

 

Notizen machen vor und während dem Aufräumen

 

Aufräumen egal welcher Art ist nie leicht. Oft kostet das Vorhaben eine Menge Zeit und Überwindung. Gerade deswegen gilt hier: Eine gute Vorbereitung macht das Leben einfach. Wer sich bereits vor dem Aufräumen notiert wo was untergebracht werden soll, der muss später nichts anderes tun, als eine bereits geschrieben Handlungsabfolge durchzuführen.

 

Ist man nun gut vorbereitet und hat einen umfangreichen Plan erstellt, so ist es dennoch wichtig auch während dem Ordnen des Aktenschranks Notizen zu machen. Diese können für künftiges Umordnen von enormer Wichtigkeit sein. Dabei sollten sowohl die Kapazitäten des Aktenschranks niedergeschrieben werden, als auch künftige Verwendungszwecke von vielleicht noch freiem Stauraum.

 

Der Schreibtisch ist nie ein adäquater Ersatz für einen Aktenschrank

 

In der Regel befinden sich Aktenschrank und Schreibtisch im gleichen Raum. Das ist einrichtungstechnisch auch sehr von Vorteil, um zu vermeiden, regelmäßig zwischen den Räumen hin und herzulaufen. Allerdings verführt das immer dazu, dass man verschiedene Akten und Ordner einfach auf dem Schreibtisch platziert. Für viele stellt das kein Problem dar und es wird dann zu einem späteren Zeitpunkt kurzerhand aufgeräumt.

 

Es ist aber auch keine Seltenheit, dass sich die Dokumente langsam auf dem Schreibtisch stapeln. Hierdurch bleibt der Aktenschrank ordentlich, aber am Arbeitsplatz herrscht das reinste Chaos. Daher ist es essentiell sich bewusst zu machen, dass der Schreibtisch niemals als eine dauerhafte Ablage dienen sollte.

 

Eine Faustregel zur maximalen Aufbewahrungszeit auf dem Schreibtisch ist also durchaus sinnvoll. So kann man zum Beispiel sagen, dass man den Schreibtisch maximal zwei Tage als Ablage nutzt und er dann aufgeräumt wird. Generell ist es aber praktischer den Schreibtisch niemals als Ablage zu missbrauchen.

 

Das Reichweitenprinzip sollte immer beachtet werden

 

Im Aktenschrank Ordnung zu halten ist mit allen oben genannten Tipps und Tricks nicht sonderlich schwer. Es gibt aber noch ein Prinzip, dass bei der Ordnung des Schranks essentiell ist. Hierbei handelt es sich um das Prinzip der Reichweite. Das heißt, dass alle Akten, Unterlagen und Utensilien die häufig genutzt werden, immer leicht zu erreichen sein sollten, während unwichtigere Dinge außerhalb der direkten Greifweite aufbewahrt werden können.

 

Setzt man so seine Prioritäten richtig, so sind alle wichtigen Dinge sehr schnell gefunden und auch wieder eingeordnet. Unwichtiges hingegen sollte zwar auch leicht zu finden sein, aber es ist nicht wichtig, dass solche Unterlagen immer direkt griffbereit sind.